Conseils et astuces TTT : Le déménagement d'entreprise

L’équipe de Trouve Ton Transport vous donne le mode d’emploi pour un déménagement d’entreprise réussi !

TROUVEZ VOTRE DÉMÉNAGEUR PROFESSIONNEL EN 3 CLICS

Un changement de locaux professionnels ne s’organise pas du jour au lendemain, il relève même de l’enjeu stratégique. (Délais serrés, éléments transportés relevant d’une haute importance, stress...)

Associé à l’accroissement ou au contraire la réduction des locaux de l’entreprise, le déménagement doit être organisé de manière optimale afin que ce changement soit perçu de manière constructive.

Procédons méthodiquement :

Avant de démarrer, voici une estimation du temps moyen de préparation avant un déménagement d’entreprise :

  • 1 mois de préparation pour moins de 100 personnes
  • 2 mois de préparation jusqu’à 300 personnes
  • 6 mois de préparation au-delà de 300 personnes
  • 18 mois de préparation pour 1000 personnes et plus

IMPORTANT : Privilégiez la fin de l’année fiscale ou les vacances scolaires pour des raisons économiques et pratiques, soit vers la mi-août ou alors la rentrée.

Entre 3 et 6 mois avant le déménagement :

Faites réaliser un audit (interne ou externe) afin d’obtenir un bilan des capacités du local permettant notamment d’évaluer la surface en fonction de votre local actuel mais aussi lever le voile sur d’éventuels vices cachés (travaux à réaliser ou encore faux plafonds, contraintes informatiques…) incluant par conséquent des frais supplémentaires.

Veillez à faire attention lors de la lecture de votre contrat de bail avant votre déménagement ainsi que la date fixée pour poser le préavis (6 mois avant le départ sont conseillés)

Documentation officielle concernant le préavis : document PDF/Legifrance/préavis

  • Posez vous les bonnes questions
    Voulez-vous garder l’ancien mobilier ?
    Est-ce qu’il est adapté aux nouveaux locaux ?
    Faudrait-il acheter du mobilier neuf ?
    Qu’en est-il de l’organisation des nouveaux bureaux ?
  • Ne négligez pas toutes ces questions car cela vous fera gagner un temps conséquent ainsi qu’une optimisation de vos démarches.

  • Établissez un cahier des charges

    Un cahier des charges bien réalisé est l’une des clés du succès du déménagement d’entreprise. Il se compose en plusieurs étapes :

    • Identité de l’entreprise (domaine d’activité, nombre d’employés, superficie….), identification du nouveau local (adresse, distance..), volume à déplacer.
    • Vos besoins et vos contraintes : date fixée, durée du transport, accès au départ et à l’arrivée, les spécificités des sites, types de matériel à déménager, recensement des besoins de chaque salarié et de chaque équipe.
    • Décrire les attentes : définir un schéma logistique complet ou partiel : le type d’organisation et le conditionnement voulu (qu’il soit total ou partiel), déconnexion et reconnexion du matériel informatique, type de réinstallation partielle ou totale
    • Mise en place dossier de communication à réaliser et à diffuser auprès de tous les employés.

    Votre société de déménagement va pouvoir ensuite adapter son offre en fonction de vos besoins.

    Voici de quoi vous donner un coup de pouce lors de l’élaboration du cahier des charges :
    Aide à l’élaboration du cahier des charges et des solutions techniques

    Entre 1 et 3 mois avant le déménagement :

    • Faites réaliser des devis avec différents prestataires

      Etudiez bien votre besoin et assurez-vous l’entreprise de déménagement soit spécialisée dans vos besoins, comme :
      - Transfert administratif,
      - Récupération de mobilier,
      - Transfert informatique,
      - Archivage,
      - Stockage,
      - Manutention de masses lourdes...

    ET GRACE À TROUVE TON TRANSPORT VOUS POUVEZ :

    Trouver un déménageur :

    Rien de plus simple. Déposez votre annonce sur Trouve Ton Transport en cliquant sur ce lien et comparez les devis. Avec Trouve Ton Transport, vous êtes assurés de travailler avec un déménageur ou un transporteur professionnel. En effet, TTT contrôle ses partenaires et oblige chaque transporteur à fournir la preuve de son activité (Kbis, licence, assurance). Vous pouvez également vous appuyer sur les avis de la communauté TTT afin de vous décider.

    OBTENEZ DES DEVIS DE DÉMÉNAGEMENT

    Nous vous invitons à comparer les différents devis des déménageurs. Chaque société de déménagement n’offre pas les mêmes services, les mêmes conditions ou les mêmes couvertures d’assurances.

    Faites jouer la concurrence avant d’accepter un devis. Sur Trouve Ton Transport, nous vous permettons de communiquer avec les déménageurs et de consulter ses évaluations avant d’accepter un devis.

    Choisir votre déménageur :

    Lorsque vous avez fait le choix du déménageur qui prendra en charge votre déménagement, réservez votre transport en ligne. Vous recevrez ainsi ses coordonnées complètes et lui recevra les vôtres afin de finaliser la prestation.

    1 mois avant le déménagement :

    Vous avez trouvé votre prestataire, organisez votre communication interne comme suit :

    • Identifiez des relais internes afin de mieux gérer l’organisation

      Nommez des « correspondants de transfert » par service. En général il s’agit d’un responsable ou d’une personne déléguée. Cela permettra dès lors d’avoir une vision globale des éléments à déménager dans chaque service et votre correspondant sera un relais entre la direction et les salariés.

      Formez vos correspondants à la manière de procéder concernant l’organisation et les attentes de chaque partie puis communiquez autant que possible afin d’optimiser la préparation.

    • Communiquez avec vos salariés

      Afin de dissiper tout malentendu et les « bruits de couloir », faites part du déménagement soit via une communiqué interne via votre service des ressources humaines ou même sur votre site intranet. L’enjeu est de diffuser clairement l’information auprès de chaque salarié et que le message soit clair.

      Prévenez également les représentants du personnel (délégués, CHSCT..). C’est une obligation légale.

    • Suivez l’avancée des travaux dans vos nouveaux locaux

      Vous n’avez pas encore déménagé dans vos nouveaux locaux mais gardez un œil sur l’avancée des travaux. Cela vous permettra d’être informé en cas de retard.

      N’oubliez pas de faire une vérification de vos locaux actuels et de faire le point si des travaux sont à réaliser. Vous éviterez ainsi des mauvaises surprises lors de votre départ.

    • Tri

      Lors de la signature du bail, tenez informé le personnel environ un mois avant le déménagement afin qu’ils puissent avoir le temps de nettoyer, trier, archiver leurs affaires et documents.

    • Etiquetage

      1/ Pour une PME chaque salarié pourra trier ses propres documents et les étiqueter lui-même après les avoir rangés dans des cartons.

      2/ Pour une grande entreprise il faudra répertorier chaque partie de mobilier, (chaise, bureau, armoire haute, armoire basse, etc) et les étiqueter avec un code correspondant à chaque service. Cela permettra une meilleure organisation lors du transport, une meilleure gestion des flux et surtout un gain de temps lors de l’emménagement dans vos nouveaux locaux.

    • Installation de votre nouvelle ligne téléphonique

      Faites réaliser l’installation de la nouvelle ligne de téléphone ainsi qu’Internet dans vos nouveaux locaux et vérifiez leur bon fonctionnement. À terme, chaque poste doit être opérationnel pour l’emménagement.

    • Effectuer les changements d’adresses

      Ci-dessous la liste des organismes qui doivent être prévenus :

      • La sécurité sociale
      • L’URSSAF
      • La caisse de retraite
      • EDF
      • Votre opérateur téléphonique (et internet)
      • La poste (souscrivez un contrat de réexpédition du courrier avec eux)
      • Assureurs (locaux, véhicules...)
      • La préfecture pour l’immatriculation de la société
      • Le centre des impôts et la Trésorerie
      • Tribunal de commerce dont vous dépendez
      • Les pages jaunes

      Pensez également à informer vos clients et vos fournisseurs de votre déménagement. Plusieurs outils peuvent vous permettre de communiquer sur votre futur déménagement :

      • Communiquez sur votre site internet,
      • Communiquer sur vos réseaux sociaux
      • Joindre un document dans l’envoi de courrier
      • Un courrier personnalisé pour chaque client ou fournisseur
      • Un email personnalisé pour chaque client ou fournisseur
      • Une pancarte sur l’entrée de votre entreprise mentionnant votre déménagement et votre prochaine adresse
    • État des lieux

      Programmez les états des lieux d’entrée la veille du déménagement et de sortie après votre déménagement.

    Le jour J :

     

    Afin d’éviter le plus possible la perturbation de l’activité, il est préférable de gérer le déménagement le week-end pour les PME. Concernant les entreprises de plus de 1000 personnes, le déménagement pourra se faire de jour comme de nuit.

    Si la société possède plusieurs sites, faites le déménagement en deux temps (deux weekends donc) favorisant l’unité la plus importante et ensuite les plus petites.

    Mettez en place une cellule d’aide active ou de support afin de pallier les problèmes divers tels que le dysfonctionnement informatique, cartons perdus, mobilier abîmé … Avec un référant et un numéro unique.

    À partir de J+1 :

    • Équipe de nettoyage :

      Étape incontournable post-déménagement, l’idéal est de faire intervenir une entreprise de nettoyage le lendemain du déménagement afin de rendre les lieux propres avant l’arrivée des prochains arrivants.

    Bilan :

    Un déménagement d’entreprise est toujours une étape cruciale et stratégique qu’il faut aborder dans de bonnes conditions afin de ne pas mettre en péril l’activité de votre société durant cette période.

    Plus un déménagement est anticipé et bien organisé, avec une équipe de déménageurs professionnels qui vous suivra et vous accompagnera durant toute l’opération, plus vos chances de réussite seront grandes.

    Vous souhaitez obtenir et réserver facilement des offres de déménageurs spécialisés dans le transfert ou le déménagement d’entreprise ?

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